Fremtidens kontor

5 tips til onboarding af din nye medarbejder

Når en ny medarbejder starter, vil hun møde opgaver og udfordringer, som hun måske ikke har stået over for før. Virksomhedens kultur og værdier kan fremstå uklare, ligesom rutiner og traditioner kan virke fremmede. For at den nye medarbejder kan trives på arbejdspladsen og yde en god præstation, kræver det derfor en socialisering ind i virksomheden.

Socialisering er den proces, hvor din nye medarbejder lærer faglige og sociale færdigheder, som gør, at hun føler sig integreret i virksomheden og det kollegiale fællesskab. Hun skal derfor ikke bare tilegne sig en forståelse for kulturen, værdierne og målene i virksomheden, men også identificere sig med dem. På den måde går nye medarbejdere fra at være outsidere til at være insidere.

Du kan lette processen ved hjælp af fem pointer:

  • Skab positive oplevelser tidligt
  • Inddrag afdelingen
  • Udpeg en mentor og støtte-kolleger
  • Motiver til proaktivitet
  • Se værdi i nytænkning

Skab positive oplevelser tidligt
Positive oplevelser under den første tid i virksomheden styrker den nye medarbejders faglige selvtillid og indlæring. Det sikrer, at medarbejderen prøver sig selv af i sin nye rolle og maksimerer sit faglige potentiale. Omvendt sår negative oplevelser tvivl hos medarbejderen om, hvorvidt hun er den rette til stillingen.

Under den første tid af socialiseringen er det vigtigt for den nye medarbejder, at hun kan beherske sine opgaver, forstår sin rolle og kender kollegernes kompetencer. Opgaver, roller og kompetencer er centrale aspekter, som medarbejderen hurtigt skal forholde sig til, mens kultur, værdier og normer løbende tillæres. I begyndelsen er det derfor essentielt, at medarbejderen får positive oplevelser med sine arbejdsopgaver. Det sikres ved at give medarbejderen realistiske udfordringer og samtidig yde den nødvendige støtte.

Inddrag afdelingen
Socialiseringen sker i den afdeling, som den nye medarbejder skal indgå i. Her findes de værktøjer, opgaver, systemer, processer og rutiner, som medarbejderen skal kende. Det er også her, at medarbejderen møder de kolleger og ledere, som hun dagligt vil tale og samarbejde med; så når den nye medarbejder fokuserer på at passe ind i virksomheden, er det især i forhold til hendes afdeling.

Igennem den daglige dialog med kollegerne i afdelingen finder medarbejderen sit fodfæste – og resultatet af socialiseringen har direkte indflydelse på afdelingens performance. På samme måde har afdelingen den største indflydelse på medarbejderens indtryk af virksomheden. Det er gennem det daglige arbejde i afdelingen, at medarbejderen får positive såvel som negative oplevelser. Fx at hun får støtte til at overkomme udfordringer, eller at hun må sidde alene med sine frustrationer.

Mens en folder eller et formelt møde kan give en introduktion til virksomhedens kultur, værdier, visioner og mål, så fremstår de mere konkrete for den nye medarbejder, når hun færdes i afdelingen. Værdien om at man er uformel på arbejdspladsen, bliver først virkelighed, når den nye medarbejder ser kollegerne grine sammen. Målet om at virksomheden er en arbejdsplads med høj trivsel bliver først en realitet, når lederen sikrer aflastning af pressede kolleger.

Udpeg mentor og støtte-kolleger
Et succesfuldt socialiseringsforløb opnås ved at kombinere formelle og uformelle dialoger. Hvorvidt medarbejderen får udbytte af foldere, formelle oplæg, online-læring og kurser afhænger af, om de formidlede informationer og færdigheder bliver bekræftet og anvendt i afdelingen. Derfor er det vigtigt at sikre en sammenhæng mellem den formelle og uformelle del af socialiseringen.

Ved at udpege en mentor får medarbejderen et kendt ansigt at forholde sig til. Typisk består et mentor-forhold i spontane kaffesamtaler, løbende vejledning og hjælp samt aftalte møder og aktiviteter. Det er afgørende, at mentoren har et kompetent kendskab til medarbejderens opgaver og udfordringer. Derfor er mentoren ofte placeret i den afdeling, som den nye medarbejder skal være del af. Den korte afstand mellem mentoren og medarbejderen sikrer, at mentoren løbende kan have føling med medarbejderens trivsel.

De øvrige kolleger i afdelingen bør også støtte den nye medarbejder. Det gælder ikke kun i forhold til arbejdsopgaver, men også det sociale liv i virksomheden. Kollegerne skal huske at smalltalke, holde pauser og spise frokost med den nye medarbejder. På den måde kan kollegerne skabe et personligt forhold til den nye medarbejder og sikrer hendes inklusion i det kollegiale fællesskab på arbejdspladsen. 

Motiver til proaktivitet
Succesen ved en socialisering afhænger både af virksomhedens strategi og den nye medarbejderes egen proaktivitet. Mens virksomheden kan stille mentorer og kurser til rådighed, så er det i høj grad den nye medarbejders egen evne til at være nysgerrig, opsøgende, eksperimenterende og tilpasningsdygtig, som har indflydelse på, hvor hurtigt hun bliver et integreret medlem af virksomheden. Fortæl derfor din nye medarbejder, at du ser værdi i, at hun spørger, søger hjælp og kaster sig ud i tingene. Ros de proaktive handlinger, og accepter, at der kan ske fejl og misforståelser.

Se værdi i nytænkning
Selvom målet med socialiseringen er at få nye medarbejdere til at identificere sig med virksomhedens kultur og værdier, så kan for meget fokus på ensretning mindske medarbejdernes potentiale til at bidrage med innovative løsninger på virksomhedens udfordringer. Nye medarbejdere har netop mulighed for at se tingene fra en anden vinkel og udfordre uhensigtsmæssige rutiner.

Du kan udnytte dette potentiale ved at kommunikere, at du ser værdi i de nye medarbejderes eksisterende viden og kompetencer. De er jo netop blevet ansat, fordi de besad kvaliteter og styrker, som kan supplere virksomhedens eksisterende kompetencer.

Læg ressourcer i socialiseringen
Jo bedre din nye medarbejder bliver socialisereret ind i virksomheden, desto mere værdi vil hun skabe. Det kan derfor kun betale sig at bruge ekstra tid på nye medarbejdere. De ressourcer, som bliver lagt i socialiseringen af medarbejderen, betaler sig tilbage i form af engagement og loyalitet. Overvej derfor, hvordan du kan bruge de fem pointer næste gang du byder en ny medarbejder velkommen.

Af Thomas L. W. Toft, Industrial PhD Student hos NCC Property Development