Fremtidens kontor

Sådan gør fire råd dine e-mails mere effektive

I løbet af en arbejdsdag sender medarbejdere utallige e-mails til kolleger, samarbejdspartnere og kunder. Meget kommunikation, som før skete ansigt-til-ansigt eller over telefonen, sker nu udelukkende på skrift. Nogle virksomheder har guidelines for, hvordan man skriver e-mails, mens andre ikke har. Derfor skriver mange medarbejdere på autopilot uden de store overvejelser om form og indhold. Hvis du vil sikre, at dit budskab bliver modtaget, og at du bidrager til en god professionel relation mellem dig og modtager, så er det god stil at følge disse 4 principper:

  1. Vær formel, før du bliver uformel
  2. Gør det kort og konkret
  3. Reager inden for 24 timer
  4. Tæl til ti, før du sender


Vær formel, før du bliver uformel

Når der er travlt på kontoret, kan det være fristende at besvare alle e-mails med et kort svar og i en direkte tone. Men der er forskel på, om modtageren er din nære kollega Lotte, den eksterne konsulent Ole eller den nye medarbejder David, som du endnu ikke har mødt.

Hvis den første kontakt til modtageren sker via e-mail, vil din e-mail være hans førstehåndsindtryk af dig som person. I en e-mail kan modtageren hverken aflæse dit tonefald eller din mimik. Teksten i din e-mail er derfor også en præsentation af dig selv. Du bør derfor undgå ironi og sarkasme, der kan misforstås. Brug i stedet formelle vendinger og gør din kommunikation høflig. På den måde sætter du tonen for jeres første og videre kontakt.

Hvor man til møder gerne skal søge efter en uformel tone, inden man går videre til den formelle del af mødet, så er det omvendt med e-mails. Ligesom nye bekendtskaber begynder med et håndtryk, mens venskab vises med kram og klap på skulderen, så skal den første e-mail-kontakt indledes med en formel hilsen. Ofte beholder man den formelle tone i e-mails, når man kun kommunikerer med modtageren et par gange om måneden. Til den nye medarbejder David og konsulenten Ole kan en e-mail se sådan her ud:

Hvis kommunikationen med modtageren ikke er en engangsforestilling og sker oftere end et par gange om måneden, så kan dine e-mails gradvis blive mere uformelle og få karakter af en samtale. Her erstatter e-mails de korte dialoger, man ellers ville have haft ved skrivebordet.

Modtager du en e-mail fra en endnu ukendt person, bør du altid stræbe efter at svare ham høfligt. Også selvom han ikke var høflig i sin henvendelse til dig. Ofte er afsenderen ikke bevidst om, hvornår man er uformel og formel.

Gør det kort og konkret
Din e-mail vil være en blandt mange i modtagerens indbakke. Ved at gøre din e-mail nem at forstå og hurtig at læse viser du både respekt for modtagerens tid, ligesom du sikrer dig, at han svarer dig så hurtigt som muligt. Lange, snørklede og upræcise e-mails vil blive vurderet som tidskrævende og sat bagerst i køen. Brug derfor korte og enkle sætninger. Hvis en e-mail kræver mange forklaringer, er det et tegn på, at du bør snakke med modtageren i stedet for at skrive til ham.

Reager inden for 24 timer
Nogle e-mails lægger op til et omgående svar, mens andre ikke gør. Hvis indholdet i en e-mail lægger op til, at du svarer på det, bør du reagere inden dagen er omme. I mange tilfælde kan du ikke nå at finde de informationer eller gøre de handlinger, der efterspørges fra afsenderen. Men du kan altid skrive, at du vender tilbage, så afsenderen ved, at du har læst hans e-mail. Han vil derfor ikke tolke din tavshed som tegn på, at du ikke forstår hans e-mail, at den er røget i spamfilteret, at han har skrevet til den forkerte, eller at I ikke er på talefod.

Tæl til ti, før du sender
Hvis du er irriteret over en situation eller handling, bør du vente med at skrive til personen, som er grunden hertil. Lader du dig styre af din umiddelbare fornemmelse, kan du hurtigt ende med formulere ting, du senere vil fortryde. Når man sidder foran en computer, er det mindre intimiderende at udtrykke vrede. Men det, du skriver i en e-mail, skal du også kunne sige til personen, hvis han stod foran dig.

Har du brug for at komme ud med din utilfredshed, kan du først skrive e-mailen med de ord, der falder dig ind. Fokuser derefter på noget andet i 30 min. og kig så på kladden til din e-mail igen. Du vil højst sandsynligt enten justere i dit ordvalg eller slette kladden.

Et af flere medier til kommunikation
Nogle gange er det godt at kommunikere med e-mails. Andre gange er det ikke. Har man et konkret spørgsmål, er det mindre forstyrrende for kollegerne, hvis man skriver en e-mail i stedet for at henvende sig ved skrivebordene. Skal der aftales noget, er det gavnligt at have det på skrift. Det samme gælder, hvis flere kolleger skal koordinere aktiviteter. Men hvis målet med kommunikationen for eksempel er at opnå fælles forståelse af en kompleks problemstilling eller give konstruktiv feedback til en rapport, så vil et fysisk møde være mest hensigtsmæssigt. Tager du dig selv i at skrive en lang e-mail, bliver din kommunikation bedre, hvis du i stedet vælger at indkalde til et møde, ringe personen op eller henvende dig fysisk til ham.

Af Thomas L. W. Toft, Industrial PhD Student hos NCC Property Development